Maatwerk bedrijfssoftware
Klantportaal laten bouwen
Een afgeschermde omgeving waarin uw klanten zelf zien wat ze anders moeten vragen: hun orders, hun documenten en hun facturen. Dat scheelt telefoontjes, en het geeft antwoord op het moment dat de vraag er is.
Een klantportaal is een afgeschermd deel van uw eigen systeem waarin elke klant alleen zijn eigen orders, documenten en facturen ziet. Darvis bouwt het met Laravel en koppelt het aan de bron van uw gegevens, of dat nu uw eigen software is of een pakket als MKG of SnelStart. Wij starten met een functioneel ontwerp en een offerte per onderdeel, en leveren in delen op, zodat het eerste stuk vaak binnen enkele weken in gebruik is.
Herkent u dit?
Een portaal begint zelden bij een wens. Het begint bij werk dat elke week terugkomt en dat niemand meer opmerkt.
“Klanten bellen voor de status”
Waar staat mijn order, wanneer wordt er geleverd? Elke vraag kost iemand op kantoor tijd, terwijl het antwoord gewoon in het systeem staat.
“We sturen dezelfde stukken steeds opnieuw”
Offertes, pakbonnen, certificaten en facturen gaan per mail de deur uit en raken daar kwijt. Dan zoekt u ze op en verstuurt u ze nog een keer.
“Iedereen ziet alles of niets”
Er is geen manier om één klant precies zijn eigen gegevens te tonen en de rest niet. Dus blijft het bij mailen, met alle risico van dien.
“Onze klanten werken niet van negen tot vijf”
Buiten kantooruren staat alles stil. Wie 's avonds een order wil doorgeven of een factuur zoekt, moet wachten tot de volgende ochtend.
Wat er in kan
Wat uw klanten er zelf uit halen
Niet alles hoeft in de eerste versie. Wij beginnen bij het onderdeel dat de meeste vragen wegneemt.
Orders en opdrachten
Uw klant ziet zijn eigen orders met de stand van zaken erbij, en kan er nieuwe aanmelden. De gegevens komen uit hetzelfde systeem waarin u werkt, dus er ontstaat geen tweede administratie.
Documenten en facturen
Offertes, pakbonnen, certificaten, tekeningen en facturen staan op één plek en blijven daar staan. Niemand hoeft nog in een mailbox te zoeken.
Rechten per gebruiker
Een klant ziet alleen zijn eigen gegevens, en binnen dat bedrijf ziet de inkoper iets anders dan de monteur. Wij richten dat per gebruiker of per rol in.
Zelf aanleveren
Laat uw klant gegevens, bestanden of een aanvraag zelf invoeren. Dat scheelt overtypen en het scheelt fouten, want de bron typt het in.
Een klantportaal is meestal een onderdeel van een groter geheel. Kijk voor het complete plaatje bij bedrijfssoftware op maat, of lees hoe wij het proces erachter automatiseren. Wilt u ook het contact met die klanten vastleggen, dan is een CRM op maat de volgende stap.
Uit de praktijk
Waar wij dit eerder bouwden
Twee opdrachtgevers met een heel verschillende klantvraag, en in beide gevallen dezelfde winst: minder heen en weer.
CoatR
Voor deze poedercoaterij schreven wij de complete bedrijfssoftware, van orderinvoer tot facturatie. Opdrachtgevers volgen daarin hun eigen werk zonder dat er iemand op kantoor hoeft mee te kijken.
De Huurwoningbemiddelaar
Hier beheren leden hun eigen inschrijving en gegevens zelf. Wat eerder losse lijsten en mailtjes waren, is nu één administratie waar de betrokkene zelf bij kan.
Alle uitgeschreven verhalen staan bij de cases.
Zo werkt het
Van eerste vraag tot draaiend portaal
U hoeft niet vooraf te weten wat er allemaal in moet. Dat blijkt vanzelf uit wat uw klanten nu vragen.
Kijken wat er nu gevraagd wordt
We inventariseren welke vragen uw klanten stellen en welke stukken u het vaakst opstuurt. Dat is de lijst waarmee het portaal begint.
Ontwerp en offerte
U krijgt de schermen te zien en een offerte per onderdeel, zodat u zelf bepaalt wat er in de eerste versie komt en wat later kan.
Bouwen en koppelen
Wij bouwen het portaal en koppelen het aan de bron van uw gegevens, of dat nu uw eigen systeem is of een pakket als MKG of SnelStart.
Uitrollen per klant
U zet het portaal open voor een paar klanten, luistert wat zij ervan vinden en breidt daarna uit. Zo weet u dat het werkt voordat iedereen erin zit.
Veelgestelde vragen over een klantportaal
Kan een klant echt alleen zijn eigen gegevens zien?
Ja. Elke gebruiker hangt aan één klant, en de gegevens worden bij het ophalen al op die klant gefilterd. Binnen een bedrijf kunt u bovendien per rol verschillen: een inkoper ziet facturen, een monteur alleen de opdrachten.
Werkt een klantportaal samen met ons boekhoud- of ERP-pakket?
Meestal wel. Wij koppelen het portaal aan het pakket waarmee u al werkt, zodat dat de bron blijft en het portaal alleen toont. Waar geen koppeling bestaat, bouwen wij die.
Moeten onze klanten hiervoor iets installeren?
Nee. Het portaal draait in de browser, op computer, tablet en telefoon. Uw klant logt in met zijn e-mailadres en een wachtwoord, eventueel met een extra verificatiestap.
Wat kost een klantportaal?
Dat hangt af van wat erin moet en waar de gegevens vandaan komen. Daarom beginnen wij met een functioneel ontwerp en een offerte per onderdeel, zodat u per stuk kunt beslissen. U ontvangt binnen 24 uur reactie op uw aanvraag.
Kunnen wij het portaal later uitbreiden?
Ja. Wij bouwen op Laravel, dus een nieuw onderdeel is iets toevoegen en niet opnieuw beginnen. Veel opdrachtgevers starten met documenten en orders en breiden daarna uit naar aanvragen en meldingen.
Wie is eigenaar van het portaal?
U. Het systeem en de broncode zijn van u en u krijgt toegang tot de repository. Wij werken niet met licenties per gebruiker, dus meer klanten in het portaal kost u niets extra.
Wilt u weten met welke pakketten wij koppelen? Bekijk dan de integraties en koppelingen die wij verzorgen.
Welke vraag krijgt u het vaakst?
Vertel ons waar uw klanten voor bellen. U hoort vrijblijvend wat een portaal daarvan kan overnemen, binnen 24 uur reactie.