Maatwerk bedrijfssoftware
Bedrijfsprocessen automatiseren
Elke keer dat iemand gegevens overtypt, kost dat tijd en ontstaat er een verschil. Wij halen die stappen eruit door uw proces in één systeem te zetten, en beginnen bij het onderdeel dat het meeste oplevert.
Bedrijfsprocessen automatiseren betekent hier dat de stappen die iemand nu met de hand doet door software worden overgenomen: overtypen, doorsturen, bijhouden en opzoeken. Darvis bouwt daarvoor maatwerk met Laravel en koppelt dat aan de pakketten waarmee u al werkt, zodat u die niet hoeft te vervangen. Wij beginnen bij de stap die de meeste tijd kost, leveren die vaak binnen enkele weken op, en bouwen daarna per schakel verder.
Herkent u dit?
De meeste bedrijven draaien op een verzameling losse hulpmiddelen die ooit is ontstaan. Het werkt, maar het kost elke dag tijd die niemand meer opmerkt.
“We voeren alles twee of drie keer in”
Een order komt binnen per mail, gaat handmatig de planning in en daarna nog een keer het boekhoudpakket in. Elke overname is een kans op een fout.
“Alles staat in Excel”
Werklijsten, planningen en prijzen leven in bestanden die iedereen apart bijhoudt. Niemand weet meer welke versie klopt.
“De urenregistratie komt op vrijdag”
Briefjes en appjes worden aan het eind van de week overgetypt, uit het hoofd. Wat er dan uitkomt is een schatting, geen registratie.
“Ik moet erachteraan om te weten waar het staat”
De stand van een opdracht zit bij de persoon die eraan werkt. Wilt u het weten, dan moet u bellen of langslopen.
“Offertes maken kost een halve dag”
Prijzen opzoeken, in een sjabloon plakken, controleren en versturen. Elke offerte opnieuw, terwijl de opbouw altijd hetzelfde is.
“Alleen één collega snapt het”
Het proces zit in het hoofd van één persoon. Als die op vakantie is, ligt de administratie stil.
Wat wij automatiseren
De stappen die zich het snelst terugverdienen
Dit zijn de onderdelen waar wij het vaakst mee beginnen, omdat het rendement er meteen zichtbaar is.
Van order tot factuur
De hele keten in één systeem: aanvraag, calculatie, planning, uitvoering, pakbon en factuur. Elke stap registreert zichzelf, dus de stand is altijd actueel zonder dat iemand hem bijhoudt.
Urenregistratie
Uren worden geboekt op de opdracht waar ze bij horen, op het moment dat het werk gebeurt en op de telefoon van de monteur. Aan het eind van de week hoeft niemand meer iets te reconstrueren.
Offertes uit uw eigen gegevens
Een offerte die zichzelf opbouwt uit uw producten, staffels en calculatieregels. Wat een halve dag kostte is dan een kwestie van controleren en versturen.
Koppelingen in plaats van overtypen
Gegevens die al ergens staan komen daar vandaan. Wij koppelen met pakketten als MKG en SnelStart, met Peppol voor facturen en met Microsoft 365.
Wilt u dat uw klanten meekijken in wat er loopt, dan bouwen wij daar een klantportaal op. Gaat het vooral om het vastleggen van klantcontact en offertes, kijk dan bij CRM op maat. Het complete plaatje staat bij bedrijfssoftware op maat.
Afbakening
Automatiseren met of zonder AI
Deze pagina gaat over vaste, voorspelbare stappen: als dit gebeurt, dan volgt dat. Die regels legt u vooraf vast, en de software voert ze elke keer op dezelfde manier uit. Dat is verreweg het grootste deel van wat er in een bedrijf te automatiseren valt, en u kunt achteraf altijd nawijzen waarom er iets is gebeurd.
Pas als een stap oordeel vraagt, komt AI in beeld: een binnenkomende mail begrijpen, een document uitlezen, een concept schrijven. Dat is een ander soort werk met een ander soort risico, en dat behandelen wij apart bij AI in uw bedrijf. Wij beginnen zelden met AI. Wat met een regel kan, hoort met een regel.
Zo werkt het
Per stap, niet in één keer
U hoeft niet eerst alles uit te denken, en uw bedrijf hoeft nooit stil te liggen voor een overgang.
Meelopen op de werkvloer
We volgen uw proces van begin tot eind, en dan wat er werkelijk gebeurt en niet wat er op papier hoort te gebeuren. Daar komt de lijst met tijdvreters uit.
Beginnen bij de grootste
Niet alles tegelijk. We kiezen de stap die de meeste tijd of de meeste fouten kost en pakken die eerst.
Bouwen en in gebruik nemen
Dat onderdeel gaat draaien terwijl de rest blijft zoals het was. U werkt ermee en merkt of het klopt voordat we verder bouwen.
Uitbreiden per stap
Daarna nemen we de volgende schakel. Zo groeit het systeem mee zonder dat uw bedrijf ooit stilligt voor een overgang.
Veelgestelde vragen over procesautomatisering
Waar beginnen we als bijna alles handmatig gaat?
Bij de stap die de meeste tijd kost of de meeste fouten oplevert. Wij lopen daarvoor eerst een dag mee. Alles tegelijk automatiseren duurt lang en levert pas aan het eind iets op; per stap begint het rendement meteen.
Kunnen wij automatiseren zonder ons ERP te vervangen?
Ja, en meestal is dat ook verstandiger. Wij bouwen een verlengstuk op wat u al heeft, zoals wij voor Compri Aluminium op MKG deden. Uw pakket blijft de bron van de gegevens, wij maken die bruikbaar voor de mensen die ermee moeten werken.
Wat als ons proces over een jaar anders loopt?
Dan verandert de software mee. Dat is precies het verschil met een pakket: u hoeft niet te wachten tot een leverancier uw wens in een release opneemt. Wij passen aan wat er is veranderd.
Krijgen onze mensen op de werkvloer hier meer werk van?
Dat is de toets die wij aanleggen. Registratie moet gebeuren op het moment en op het apparaat waar het werk plaatsvindt, meestal een telefoon of tablet. Kost een stap de werkvloer tijd in plaats van dat het tijd bespaart, dan klopt het ontwerp niet.
Wat levert het op?
Meestal drie dingen: geen dubbele invoer meer, een actuele stand van zaken zonder dat iemand ernaar hoeft te vragen, en werk dat niet meer stilligt als één collega er niet is. Wat dat in uren is verschilt per bedrijf en rekenen wij vooraf met u door.
Hoe voorkomen we dat we afhankelijk worden van Darvis?
De broncode en de gegevens zijn van u en u krijgt toegang tot de repository. Wij bouwen op Laravel, het meest gebruikte PHP-framework, dus u kunt op elk moment met een andere partij verder.
Bekijk welke koppelingen wij verzorgen, of lees waarom wij alles op Laravel bouwen.
Welke stap kost u de meeste tijd?
Vertel ons hoe uw proces nu loopt. U hoort vrijblijvend wat daarvan te automatiseren valt, binnen 24 uur reactie.