Koppelingen
SnelStart-koppeling laten maken
Uw boekhouding staat in SnelStart, uw orders en klanten staan ergens anders. Wij koppelen die twee, zodat een factuur één keer wordt gemaakt en daarna vanzelf in de administratie staat.
Een SnelStart-koppeling verbindt het boekhoudpakket SnelStart met uw website, webshop, CRM of maatwerksoftware. Relaties en verkoopfacturen die in uw eigen systeem ontstaan komen automatisch in SnelStart, en de betaalstatus kan terug. Darvis bouwt zulke koppelingen met Laravel, als losse koppeling of als onderdeel van een groter systeem, en legt vooraf vast welk systeem per gegeven de bron is.
Herkent u dit?
Zolang de boekhouding los staat van de rest, is er iemand die gegevens van het ene scherm naar het andere brengt.
“Elke order wordt twee keer ingevoerd”
Een keer in de webshop of het ordersysteem, en daarna nog een keer in SnelStart. Wie het tweede deel doet, doet dat aan het eind van de dag of aan het eind van de week.
“Dezelfde klant staat er drie keer in”
Met een andere schrijfwijze, een oud adres of een ontbrekend btw-nummer. Welke de juiste is, weet alleen de collega die hem heeft aangemaakt.
“Niemand weet of een factuur al betaald is”
Het staat in SnelStart, maar wie met de klant belt werkt in een ander systeem en moet het eerst navragen.
Wat er over de lijn gaat
De gegevens die wij meestal koppelen
Welke van deze stromen u nodig heeft, hangt af van waar uw orders ontstaan. Wij koppelen wat u gebruikt en laten de rest weg.
Relaties
Een klant die in uw eigen systeem wordt aangemaakt, komt ook in SnelStart. Zo bestaat hij één keer, met dezelfde gegevens aan beide kanten.
Verkoopfacturen
Een order of een geaccepteerde offerte wordt een verkoopboeking in SnelStart, met de juiste grootboekrekening en het juiste btw-tarief. Niemand typt de regels over.
Artikelen en prijzen
Waar de artikelen hun bron hebben, spreken we af. Staan ze in SnelStart, dan leest uw systeem ze daaruit in plaats van een eigen lijst bij te houden.
Betaalstatus terug
Of een factuur betaald is kan terug naar uw eigen systeem, zodat een klantportaal of de opvolging weet waar het staat zonder dat iemand in de boekhouding kijkt.
Een geaccepteerde offerte uit een CRM op maat die als factuur in SnelStart landt, of een klantportaal waarin uw klant ziet welke facturen nog openstaan: zo ziet een SnelStart-koppeling er in de praktijk meestal uit.
Hoe wij koppelen
Wat wij vooraf vastleggen
Een koppeling die werkt zolang alles goed gaat, is snel gebouwd. Het verschil zit in wat er gebeurt als het een keer niet goed gaat.
Eén bron per gegeven
Per soort gegeven leggen we vast welk systeem leidend is en in welke richting de gegevens gaan. Twee systemen die allebei mogen wijzigen leveren vroeg of laat twee waarheden op.
Wanneer er gesynchroniseerd wordt
Direct bij elke handeling, of in een vaste ronde per uur of per dag. Dat hangt af van wie er op de gegevens wacht, en dat bepalen we samen.
Wat er gebeurt als het misgaat
Een overdracht die mislukt, bijvoorbeeld omdat SnelStart even niet bereikbaar is of een grootboekrekening ontbreekt, mag niet stil verdwijnen. Hij wordt opnieuw geprobeerd, en wat blijft hangen komt in een lijst waar iemand het ziet.
Toegang die u zelf beheert
De koppeling krijgt alleen toegang tot uw administratie met uw toestemming, en die toegang kunt u zelf weer intrekken. De sleutels staan niet in de broncode.
Eerlijk gezegd
Wanneer u geen maatwerk nodig heeft
Verkoopt u via een gangbaar webshoppakket, dan is er vaak al een kant-en-klare koppeling met SnelStart. Die is goedkoper dan maatwerk, en dat zeggen wij dan ook. Maatwerk loont wanneer de gegevens uit uw eigen software komen, wanneer uw facturatie afwijkt van wat een standaardkoppeling verwacht, of wanneer de koppeling deel uitmaakt van het systeem waarin u de hele dag werkt.
Meer over het automatiseren van het hele traject van order tot factuur leest u bij bedrijfsprocessen automatiseren.
Veelgestelde vragen over een SnelStart-koppeling
Wat is een SnelStart-koppeling?
Een verbinding tussen SnelStart en een ander systeem, zoals uw website, webshop, CRM of maatwerksoftware. Gegevens die in het ene systeem ontstaan, zoals een klant of een factuur, komen daardoor automatisch in het andere, zonder dat iemand ze overtypt.
Moeten wij van boekhoudpakket wisselen?
Nee. SnelStart blijft uw boekhouding en uw boekhouder blijft erin werken zoals nu. De koppeling zorgt alleen dat de gegevens er vanzelf in komen.
Is er geen standaardkoppeling die dit al doet?
Soms wel, en dan raden wij die aan. Voor gangbare webshops bestaan kant-en-klare koppelingen. Maatwerk loont pas wanneer uw proces afwijkt of wanneer de gegevens uit uw eigen systeem komen, waar geen standaardkoppeling voor bestaat.
Kan de koppeling onderdeel zijn van een groter systeem?
Ja, en dat is ook het meest voorkomende geval. De koppeling is dan een onderdeel van een CRM, een klantportaal of de software waarmee u van order tot factuur werkt.
Wat gebeurt er als SnelStart iets aan de techniek verandert?
Dan passen wij de koppeling aan. In een onderhoudscontract houden wij de koppeling bij, zodat u een wijziging aan de kant van SnelStart niet pas merkt als er facturen ontbreken.
Werkt u met een ander pakket? Bekijk alle integraties en koppelingen die wij verzorgen.
Wordt er bij u nog overgetypt?
Vertel waar uw orders ontstaan en hoe ze nu in SnelStart komen. U hoort binnen 24 uur of een standaardkoppeling volstaat of dat maatwerk zich terugverdient.