Woningbemiddeling
De Huurwoningbemiddelaar: ledenadministratie
Hier bleef het niet bij een website. Achter de site zit de administratie waarin woningen en leden worden bijgehouden, en waarin leden zelf hun inschrijving beheren.
- Wat er veranderde
- Van losse lijsten en mailtjes naar één administratie
- Wat wij bouwden
- Woningregistratie en ledenadministratie
- Wie het bijhoudt
- Leden beheren hun eigen inschrijving
De situatie
Bemiddelen tussen huurwoningen en woningzoekenden is administratief werk: je moet weten welke woningen er zijn, wat er vrijkomt, wie er staat ingeschreven en waar die iemand naar zoekt. Dat begint bijna altijd in bestanden en in de mailbox, en dat gaat goed tot het aantal inschrijvingen groeit.
Vanaf dat punt kost elke wijziging kantoortijd. Een lid dat verhuist stuurt een mail, iemand typt dat over, en wie dat vergeet werkt daarna met verouderde gegevens. Het aanbod op de website was bovendien een aparte handeling, dus die liep altijd iets achter.
Wat we bouwden
De administratie onder de website
Eén registratie voor woningen en leden, waarbij de website een weergave is en geen aparte lijst.
Woningregistratie
Huurwoningen worden vastgelegd met hun gegevens en hun beschikbaarheid. Wat er vrij is en wat niet, staat op één plek in plaats van in een bestand dat iemand moet bijwerken.
Ledenadministratie
Wie zich inschrijft komt in de administratie terecht, met de gegevens die nodig zijn om te bemiddelen. Geen losse aanmeldmails meer die overgetypt moeten worden.
Leden beheren hun eigen inschrijving
Een lid logt in en houdt zijn eigen gegevens en wensen bij. Dat scheelt kantoorwerk, en de gegevens zijn actueler omdat de betrokkene ze zelf invult.
Website en systeem in één
Wat bezoekers op de website zien komt uit dezelfde administratie. Er is dus geen aparte stap waarin het aanbod op de site wordt bijgewerkt.
Wat het opleverde
De belangrijkste verschuiving is wie de gegevens bijhoudt. Doordat leden hun eigen inschrijving beheren, verdwijnt een deel van het kantoorwerk en worden de gegevens tegelijk actueler: de betrokkene weet zelf het beste wat er is veranderd.
- Wat er wordt aangeboden komt uit de administratie zelf, dus de website loopt niet meer achter op de werkelijkheid.
- Inschrijvingen komen binnen als gegevens en niet als mail, waardoor er niets meer overgetypt hoeft te worden.
- Woningen en leden staan in dezelfde administratie, zodat bemiddelen een kwestie van zoeken is in plaats van vergelijken tussen lijsten.
De techniek
Website en administratie draaien op één Laravel-toepassing. De afgeschermde omgeving waarin leden inloggen werkt hetzelfde als een klantportaal: iedereen ziet alleen zijn eigen gegevens.
Houdt u uw eigen administratie ook nog in bestanden bij? Kijk dan bij bedrijfssoftware op maat.
Loopt uw administratie nog via de mailbox?
Vertel wat u bijhoudt en waar het misgaat. U hoort binnen 24 uur wat er in één systeem zou passen.